Vaststelling van het privacyreglement

privacyprivacyreglement

In het privacyreglement worden de verwerking en bescherming van persoonsgegevens van ouders en leerlingen beschreven. Een privacyreglement is niet verplicht, maar wel aan te raden. De medezeggenschapsraad heeft hierover instemmingsrecht.

Privacyreglement

Scholen zijn verplicht ouders goed te informeren over de privacy. De school zal hiervoor in de meeste gevallen een privacyreglement gebruiken. Een privacyreglement is niet verplicht, maar wel aan te raden. Met het reglement toont de school aan dat zij verantwoord omgaat met persoonsgegevens en voldoet aan de informatieplicht. Het reglement zorgt er dus voor dat de school kan aantonen te voldoen aan de privacyregels zoals omschreven in de Algemene verordening persoonsgegevens (AVG).

Rol van de MR

Een privacyreglement wordt altijd ter instemming voorgelegd aan de oudergeleding van de MR. Volgens de Wet medezeggenschap op scholen (artikel 13, lid 1i) heeft de oudergeleding instemmingsrecht over het plan waarin het gebruik van persoonsgegevens staat beschreven. De MR kan de school daarnaast helpen om op een goede manier met privacy om te gaan. Door vragen te stellen en het privacybeleid regelmatig te toetsen. Samen werken aan het verbeteren van privacy is belangrijk en wordt steeds belangrijker door de inzet van ICT en het gebruik van digitale leermiddelen.

Inhoud privacyreglement

In het privacyreglement worden de verwerking en bescherming van persoonsgegevens van ouders en leerlingen in begrijpelijke taal beschreven. Om te voldoen aan de regels van de AVG is het verstandig om in ieder geval de volgende onderwerpen op te nemen in het reglement:

  • Naam en adres van de school en het bestuur.
  • Contactgegevens en taak van de functionaris gegevensbescherming.
  • Het doel en de grondslag van de gegevensverwerking.
  • De categorieën personen die met de persoonsgegevens werken.
  • De bewaartermijnen.
  • De rechten van ouders.
  • Het recht om toestemming altijd in te kunnen trekken.
  • Informatie over het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
  • Of en waarom de betrokkene verplicht is de persoonsgegevens te verstrekken en wat de gevolgen zijn als de gegevens niet worden verstrekt.
  • Als de gegevens van een andere organisatie zijn verkregen: de bron waar de persoonsgegevens vandaan komen, en in voorkomend geval, of zij afkomstig zijn van openbare bronnen.

Extra duidelijkheid

Naast bovenstaande punten biedt het reglement ook de mogelijkheid om extra duidelijkheid te bieden aan ouders. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Regels rondom het gebruik van sociale media.
  • Gebruik van beeldmateriaal van leerlingen en ouders.
  • Wijze waarop toestemming wordt gevraagd voor het verwerken van persoonsgegevens.
  • Beveiligingsmaatregelen.
  • Pseudonimisering van leerlinggegevens: een derde partij heeft dan niet de naam van een leerling, maar bijvoorbeeld alleen een nummer. Alleen de school kan met dat nummer de resultaten aan de leerling koppelen.
  • Digitale leermiddelen en privacy: aandachtspunten voor een verwerkersovereenkomst.

Praktische vragen

De MR kan bij de bespreking van het concept-privacyreglement vragen stellen over de inhoud of zelf aanbevelingen doen. Denk bijvoorbeeld aan vragen als:

  • Welke aandacht is er voor het gebruik van sociale media in de klas?
  • Wat wordt op papier en wat wordt digitaal bijgehouden?
  • Welke gegevens worden bewaard op school?
  • Welke informatie deelt de school met derde partijen? Zoals bijvoorbeeld de middelbare school, het samenwerkingsverband of de leverancier van schoolmateriaal en leermiddelen.
  • Hoe gaat de school om met een datalek?
  • Hoe worden leerresultaten van leerlingen beschermd?
  • Wat zijn de bewaartermijnen voor het leerlingdossier?

Meer informatie

Informatie over privacy op school kunt u vinden op onze website. Hulp nodig bij het bespreken van privacy in de MR-vergadering? Doe inspiratie op bij de website van Kennisnet. Daar tref je naast hulpmiddelen voor het bespreken van privacy ook een model-privacyreglement dat naar eigen wens aangepast kan worden. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is meer informatie te vinden over het opstellen van een privacyreglement dat voldoet aan de AVG. 

Meer informatie

  • Deel deze informatie
  • Goed artikel?