Privacyregels op school.

Scholen verwerken persoonsgegevens van ouders en leerlingen. Zij moeten zich hierbij aan strenge regels houden. U leest hier welke regels er precies gelden voor scholen voor de privacy en bescherming van de gegevens van leerlingen en ouders.

Wat is privacy?

Privacy is een breed begrip. Een belangrijk aspect van privacy is bescherming. Bescherming van persoonsgegevens maar ook bescherming van uw lichaam, uw huis, uw gezin en bescherming van uw communicatie. Het recht op privacy betekent bijvoorbeeld dat u mag bepalen waar en wanneer u iets van zichzelf deelt en met wie. Kennisnet maakte een informatief filmpje over de privacywetgeving en scholen: 

https://youtu.be/A0yudch_5_U  

Wat zijn persoonsgegevens 

De school verwerkt persoonsgegevens van u en uw kind. Dat moeten ze doen omdat ze verantwoording moeten afleggen over wat ze doen. Daarvoor zijn een aantal gegevens nodig.  Onder persoonsgegevens valt alle informatie waar u of uw kind aan te herkennen zijn. Het gaat om directe informatie zoals naam, adres en burgerservicenummer (BSN). Het gaat ook om indirecte informatie zoals haarkleur, een portretfoto, leerstoornis of betaling van de ouderbijdrage. 

Het verwerken van bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens zoals gegevens over ras, seksuele voorkeur, religie of een strafrechtelijke veroordeling, is verboden tenzij er een wettelijke uitzondering is én de school zich kan beroepen op  een geldige reden (grondslag) om de gegevens te  verwerken. 

School en persoonsgegevens 

De school moet zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van leerlingen. De regels waar de school zich aan moet houden staan in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Daarbij is het volgende van belang: 

• De school mag gegevens alleen met een specifiek doel verzamelen. Het moet vooraf duidelijk zijn waarvoor de gegevens worden gebruikt en de school vraagt alleen gegevens die belangrijk zijn voor het doel. Bijvoorbeeld: als de school lunch regelt is het belangrijk dat zij weten of uw kind een allergie heeft, maar niet welke opleiding u gevolgd heeft.  
• Er is een reden nodig om gegevens te verwerken, een grondslag. Sommige gegevens heeft de school bijvoorbeeld nodig om aan de wet te voldoen, soms is toestemming van ouders nodig en soms zijn gegevens nodig om een overeenkomst of contract uit te voeren.   
• De gegevens die de school over u en uw kind bewaart moeten relevant zijn. Dat betekent dat de school zijn taken niet uit kan voeren zonder deze gegevens. Heeft de school de gegevens niet meer nodig? Dan verwijdert de school ze. Bijvoorbeeld: heeft u de ouderbijdrage voor het afgelopen schooljaar niet betaald? Dan moet de school deze informatie met ingang van het nieuwe schooljaar verwijderen. 
• De school informeert ouders en leerlingen. De school vertelt u wat uw rechten zijn. Daarnaast vertelt de school u welke gegevens worden verzameld, hoe de persoonsgegevens gebruikt worden en waarom de school deze gegevens nodig heeft. Ook informeert de school over de beveiliging van de gegevens. Deze informatie moet voor u duidelijk en begrijpelijk zijn.  
• De school gaat integer om met persoonsgegevens. De gegevens kloppen. Onjuistheden worden gewist of aangepast. 
• De gegevens zijn goed beschermd en beveiligd. Dit geldt voor digitale gegevens, maar ook voor papieren gegevens. Ze zijn niet zomaar inzichtelijk voor onbevoegden en schoolmedewerkers gaan verantwoord om met gegevens. De school houdt bij wie wanneer welke gegevens bekijkt. In het geval van een datalek meldt de school deze binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In sommige gevallen is het nodig om een risico-inventarisatie uit te voeren. 
• Er is een functionaris gegevensbescherming. Deze houdt het overzicht op de naleving van de regels en is op de hoogte van alles rondom de privacy op school. 
• De school kan laten zien dat zij aan de regels voldoet, de verantwoordingsplicht. Dit betekent ook dat de school kan verantwoorden aan ouders wat zij met de persoonsgegevens heeft gedaan. De school heeft dit in privacybeleid vastgelegd. 

Medezeggenschapsraad 

Ouders praten mee over het beleid rondom privacy en de verwerking van persoonsgegevens. De medezeggenschapsraad heeft instemmingsrecht over de regeling over het gebruik van persoonsgegevens. Als de school regels wil vaststellen of wijzigen moet de medezeggenschapraad dus om instemming worden gevraagd.